EASA Part 145 AMO’s Management System Evaluation Tool – Part 2

Come e quando può essere utilizzato lo strumento di valutazione

Questo strumento di valutazione del Sistema di Gestione (Management System) può essere utilizzato sia per la preparazione dell’organizzazione alle modifiche necessarie in vista dell’attuazione delle previsioni normative, sia per l’autovalutazione precedente alle verifiche da parte dell’Autorità (attuazione iniziale del sistema di gestione (Management System)/SMS sia per il monitoraggio continuo del proprio Management System.

Il livello di maturità del MS viene misurato attraverso 4 caratteristiche (PSOE), relative alle procedure ed ai processi tipici di un SMS richiesti dal regolamento:

• Present (Presente)
• Suitable (Idoneo)
• Operating (Operativo)
• Effective (Efficace)

Tutte queste caratteristiche sono dinamiche, cioè possono evolvere con l’organizzazione (per nuove attività, ad esempio), per cui lo strumento riportato in questo documento può essere utilizzato sia per la valutazione iniziale che per rivalutare l’MS all’interno di ogni organizzazione a fronte di variazioni che possano avere impatto sulla sicurezza del servizio così come per valutarne l’operatività e l’efficacia continua.

Sulla base delle “Guida per la rispondenza alla Parte 145 modificata dal Regolamento 2021/1963” fornita dall’EASA (https://www.easa.europa.eu/downloads/136744/en), tenuto conto che l’attuazione piena (la “piena maturità”) di un SMS richiederà diverso tempo, la condizione minima per il mantenimento della certificazione, dopo il 2 dicembre 2024, è che le procedure e i processi necessari a soddisfare tutti requisiti del Management System relativi ad ogni organizzazione siano almeno “Presenti” e “Idonei” alla data del 2 dicembre del 2024.

Guida allo strumento

Lo strumento valuta la conformità e l’efficacia dell’MS (SMS in Parte 145) attraverso una serie di funzioni basate sui requisiti del Management System della Parte 145, ciascuno a sua volta collegato al relativo punto dello Standard stabilito dall’Appendice 2 dell’Annesso 19 dell’ICAO, seconda edizione, “Framework for a Safety Management System (SMS)”.

Oltre alle 4 componenti (Safety Policy and Objectives, Safety Risk Management, Safety Assurance e Safety Promotion), e i corrispondenti 12 elementi, lo strumento tiene conto anche di requisiti addizionali del Management System dell’EASA (si pensi ad esempio alla funzione di Compliance Monitoring che sostituisce quella del Quality System, non prevista dall’ICAO).

Ogni elemento deve essere esaminato per determinare se è presente, idoneo, operativo ed efficace, utilizzando le definizioni e le indicazioni riportate di seguito.

A questo proposito, occorre chiarire che le AMC (Acceptable Means of Compliance) non sono requisiti in senso letterale, ma contengono molte delle previsioni contemplate dall’Annesso 19 ICAO. D’altro canto, il regolamento stesso prevede la possibilità di Alternative Means of Compliace (AltMoC), per cui, laddove un’organizzazione ritenesse di poter soddisfare il requisito con un metodo alternativo di rispondenza (AltMoC) può sempre chiedere all’Autorità di valutare se tale metodo alternativo è funzionale alla rispondenza, secondo una procedura prevista dal Regolamento stesso, e farselo accettare.

Applicabilità

Lo strumento di valutazione può essere utilizzato da organizzazioni di manutenzione di qualsiasi dimensione, tenendo in debito conto che le dimensioni, la struttura e la complessità della propria organizzazione sono essenziali per valutare se le singole caratteristiche dell’SMS siano “adeguate”.

Caratteristiche utilizzate nello strumento

Per la valutazione dell’SMS all’interno delle organizzazioni (Management System) e, quindi, anche per quelle approvate in accordo alla Parte 145, si usano, generalmente, 4 “caratteristiche”:

• Presente: è dimostrato che la caratteristica è documentata nella documentazione del sistema di gestione/SMS dell’organizzazione.
• Adatto: la caratteristica è adeguata in base alle dimensioni, alla natura e alla complessità dell’organizzazione e al rischio intrinseco dell’attività.
• Operativo: è dimostrato che la funzione è in uso e che viene prodotto un output.
• Efficace: è dimostrato che la funzione sta raggiungendo il risultato desiderato e ha un impatto positivo sulla sicurezza.

Per tutte le caratteristiche Presente, Idoneo, Operativo ed Efficace (PSOE) è inclusa una “descrizione verbale” (una sorta di indicatore) per aiutare il valutatore a determinare il livello corretto.

Il livello di PSOE deve essere considerato progressivo: deve essere prima presente, poi confermato come idoneo, quindi diventa operativo e poi si può valutare se è efficace. Durante le valutazioni nel corso del funzionamento del Management System (SMS nella Parte 145), ci può essere la necessità di rivalutare l’idoneità a fronte di eventuali cambiamenti dell’organizzazione e delle sue attività.

Un elemento non può essere considerato efficace se non è presente, perché se non è documentato non può essere eseguito in modo coerente e sistematico.

In generale, i primi due livelli (Presente e Idoneo) sono utilizzati per l’approvazione iniziale dell’SMS o in fase di certificazione, mentre Operativo ed Efficace sono utilizzati in presenza di un SMS già funzionante.

Fase della valutazione

• “What to look for” (Cosa cercare): questa colonna guida il valutatore nell’esame di ogni singola caratteristica e non è una lista di controllo. Le voci elencate non sono specifiche per un singolo livello di PSOE, ma ricordano al valutatore le aree da esaminare. Alcune voci di questa colonna potrebbero non essere applicabili in relazione al tipo o alla natura della singola organizzazione.
• “How it is achieved” (Come viene raggiunto): qui bisogna riportare l’evidenza di come l’organizzazione soddisfi il requisito. Le evidenze comprendono documentazione, rapporti, registrazioni di colloqui e discussioni. Ad esempio, se un elemento è presente, è probabile che l’evidenza sia solo documentata, mentre per valutare se è in funzione può essere necessario valutare le registrazioni dei relativi processi e fare colloqui con il personale di un’organizzazione.

Gestire i risultati e le osservazioni

Le attuali definizioni di rilievi utilizzate nel Regolamento 1321/2014 come modificato dal Regolamento 2021/1963 non si adattano alla valutazione del Management System, che, per sua natura richiede una maggiore attenzione all’efficacia dei processi. Si devono quindi utilizzare la colonna “Comments” (Osservazioni) per identificare le aree di miglioramento continuo e incoraggiare una cultura positiva della sicurezza.

Per la certificazione iniziale o come parte di una transizione ai nuovi requisiti del Management

System, per i titolari di certificati esistenti, tutti i processi devono essere presenti e adeguati. In caso contrario, l’approvazione non sarà concessa e la transizione non sarà accettata.

Una volta che un Management System è operativo e i periodi di transizione sono scaduti, durante un audit, qualora un processo risulti non essere operativo, sarà mosso un rilievo.

Nel caso in cui una caratteristica non sia efficace, il valutatore può prendere in considerazione l’emissione di un’osservazione per suggerire miglioramenti. Tuttavia, non devono essere emessi rilievi se il processo è “Operativo” ma non “Efficace”.

[1] Ad esempio, SM ICG o IIS SM-0001 Issue B

Per maggiori informazioni, scrivere a e.deodati@daidalos.cloud